Con Dolibarr como Software ERP para PYMES en la Nube podemos gestionar la validación de los presupuestos, pedidos y facturas realizadas por los vendedores.

La validación es un clic adicional en el proceso, que para las empresas PYMES en la mayoría de casos, el mismo trabajador que realiza el presupuesto, pedido o factura, ha de aceptar indiscutiblemente, y es, aparentemente una pérdida de tiempo, un tiempo añadido innecesario.

Bien, esto es posible dependiendo de la estructura de Software ERP para Pymes o la forma de trabajar de una empresa no tan voluminosa, pero sobretodo, de la jerarquía de la misma. Y esto, es lo que le da sentido a este paso.

En el caso de una empresa de una jerarquía estructurada y bien organizada, seguramente nos encontramos, que quien realiza el presupuesto, pedido o factura, no es quien lo valida, eximiendo su responsabilidad, y es alguien que está por encima, y con más responsabilidad, quien afirmará que ese documento está correctamente, y avanzará a un nuevo estado. Seguramente, este rol, que tiene acceso a esta validación, será un usuario o responsable con una serie de conocimientos, que no posee, el área o departamento de administración (Quien crea el documento, a través de una información filtrada, presuntuosamente por un comercial).

Pero saliendo de perfiles de empresas con un nivel de jerarquización más complejo, nos podemos encontrar en una situación, muy habitual, y quizá diaria.

Imaginemos una empresa que presta servicios, y nombramos los servicios, ya que los servicios son más difíciles de controlar que los productos, ya que éstos ultimos, a través de un seguimiento del stock está registrado y es más difícil perder su cuenta.

Por ello, si existe una cordinación y organización entre admnistración y trabajadores que efectuan sus labores en la empresa, es más factible controlar todas estas tareas a través de la validación, sean facturas o pedidos, que son los documentos que quedarán reflejados como trabajos realizados por parte de este trabajador.

Si a lo anterior, le eliminamos la posibilidad de que el usuario de administración pueda borrar dichos pedidos y facturas validadas, nos aseguramos de un proceso completo de reflejo del trabajo realizado, con su consiguiente preparación del cobro de la tarea (principal objetivo de la empresa).

Con esto intentamos justificar un uso habitual del proceso de validación para empresas no tan grandes y con menos recursos de jerarquías o departamentos, y evitar un uso fraudulento desde la administración, o bien, por llamarlo de otra manera, de evitar posibles equivocaciones de el departamento de administración.

Es en estos casos donde la validación cobra importancia, con el fin de tener controlado el proceso de venta.

No hay que olvidar que Dolibarr es un Software ERP para Pymes que registra todas las operaciones realizadas por todos sus usuarios, aportando una información valiosa en caso de auditoría de datos.

Fuente: Dolibarr en Español, México. Software ERP para PYMES